Samenwerksoftware zoals M365 biedt ongekende gemak. Miljoenen teams vertrouwen erop om snel documenten te delen met collega’s, klanten en zakenpartners. Maar hoewel het delen eenvoudig is, wordt datasbeveiliging juist lastiger.

Cloudsharing is zo’n integraal onderdeel van de moderne werkplek dat het moeilijk voor te stellen is hoe kantoren het ooit zonder deden. Bestanden delen in chats, spreadsheets in Teams-kanalen voor de meest actuele cijfers, of projectmappen in SharePoint met uitnodigingslinks.

Ondanks dat cloudsharing het kantoorleven, thuiswerken en samenwerking op afstand heeft getransformeerd, zijn er ook nadelen.

Met de enorme toename van cloudplatforms in de afgelopen jaren blijft het zicht op delen achter. Veel organisaties weten niet meer met wie hun gebruikers mogelijk gevoelige informatie delen.

### Snelle veranderingen; zo blijft beveiliging bij

Onbeheerd cloudsharing is een verrassend veelvoorkomend probleem in bedrijfsomgevingen. Waar organisaties Microsoft 365 gebruiken voor toegankelijkheid, worstelen securityteams om ongewenste toegang in te perken.

Uit een enquête van Wire blijkt dat 61% van de veiligheidsleiders meldt dat toegang tot gedeelde bestanden vaak langer blijft dan gepland. Meer dan een derde geeft aan moeite te hebben met het identificeren van wie toegang heeft tot gevoelige gedeelde bestanden.

Het beoordelen van cloudsharing vanuit een beveiligingsperspectief is lastig omdat het contextgebonden is. Werknemers delen bestanden gericht: om samen te werken of een ontwerp door een klant te laten goedkeuren.

Probleem is dat gedeelde toegang vaak langer meegaat dan bedoeld. Een freelancer kan van een project worden gehaald maar nog steeds toegang hebben tot de projectmap in SharePoint. Nieuwe gebruikers uitgenodigd in een Teams-kanaal krijgen toegang tot alle daar gehoste bestanden.

Vanwege de contextuele aard van cloudsharing is de enige manier om zeker te weten of gedeelde toegang nog nodig is, de persoon te vragen die deze toegang verleende. Toegangsbeoordelingen zijn cruciaal en betrokkenheid van bestands- of kanaaleigenaren versnelt het controleproces.

De uitdaging is deze processen in te richten met de beschikbare platformtools.

### Het probleem met ingebouwde beheerhulpmiddelen

Het gebrek aan controle over gedeelde data vormt een groeiend en vaak onderschat risico in de bedrijfsomgeving. Teams volop gebruik laten maken van delingsfuncties is begrijpelijk; ze zijn de kern van cloudpakketten. Het probleem is niet het gedrag van gebruikers, maar de beperkte beheermogelijkheden in Microsoft 365.

Microsoft 365 biedt twee rapportagemogelijkheden voor inzicht in gedeelde data, maar beide hebben grote beperkingen.

Met SharePoint Advanced Management kun je een globaal rapport maken van gedeelde links, maar dit toont alleen welke sites de meeste nieuwe links hadden in de afgelopen 28 dagen. Dat cijfer geeft zonder context te weinig informatie. Veel links kunnen duiden op misbruik of een project met externe betrokkenheid.

Je kunt ook site-specifieke deelrapporten maken met een CSV-tabel van alle gedeelde bestanden per site en wie toegang heeft. Dit rapport voor elke SharePoint en OneDrive opvragen is echter tijdrovend. Handmatig problematische delen ontdekken is eveneens omslachtig.

Beide rapportage-opties vereisen veel werk om het geheel samenhangend te maken of om pieken in gedeelde links te onderzoeken.

Wat ontbreekt in Microsoft 365 is een centraal toegangsbeheer-dashboard dat zonder extra moeite een volledig overzicht biedt, waarmee je gemakkelijk kunt in- en uitzoomen. Hier vult tenfold de leemte op die native rapportagetools achterlaten.

### tenfold: Volledig zicht en centraal beheer van gedeelde bestanden

Met een diepgaande integratie in Microsoft cloud- en on-premise ecosystemen biedt tenfold speciaal gemaakte rapportagetools voor volledig inzicht in gedeelde bestanden in Teams, OneDrive en SharePoint. Twee opvallende kenmerken plaatsen tenfold voorop op andere IGA-platforms:

– Een centrale weergave van alle gedeelde content voor zowel algemeen inzicht als gedetailleerd objectniveau. Filter snel op app, gebruiker of site om problemen te vinden. Delen buiten hun Team of kanaal wordt duidelijk gemarkeerd.

– Een gestroomlijnde toegangsbeheerprocedure voor gedeelde content waarbij data-eigenaren gevraagd worden te controleren wie er toegang heeft tot hun gedeelde bestanden. Elke beoordelaar krijgt een persoonlijk overzicht, wat snelle bevestiging of intrekking van toegang mogelijk maakt, zelfs voor niet-IT-rollen.

Met gedetailleerd inzicht in cloudsharing en een effectieve beoordelingsprocedure om toegang binnen de perken te houden, zorgt tenfold ervoor dat je optimaal kunt profiteren van cloud-samenwerkingsfuncties zonder je data in gevaar te brengen.

Beheer gedeelde bestanden met de toonaangevende no-code IGA-oplossing. Boek een persoonlijke demo om meer te leren.

Gesponsord en geschreven door tenfold Software.

---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ----
Opzoek naar de laatste updates uit onze securitylog?
Inhoud mede mogelijk gemaakt door OpenAI.